Si vous avez un certaine intuition pour ce qui intéresse vos utilisateurs, vous devez posséder une belle collection de sources et d’informations. Mais ces dernières restent trop souvent inutilisées car elles ne sont pas systématiquement archivées… et donc souvent oubliées.
Dans la collecte de sources pertinentes et pendant la conception du plan éditorial pour la publication de contenu, des masses d’informations sont recueillies chaque jour. Pour ne pas se perdre dans cette jungle d’informations, vous avez besoin d’un système de stockage fonctionnel pour tous les fichiers, les chiffres et le contenu que vous souhaitez utiliser dans le cadre de votre stratégie de marketing de contenu. Un outil relativement impopulaire mais très utile pour ce faire est l’application de prise de notes de Microsoft OneNote. Dans cet article, je vais essayer de vous montrer comment vous pouvez facilement transformer cette application en un système de stockage d’informations systématique, en utilisant plusieurs add-ons et applications pratiques.
Beaucoup de gens conservent localement des contenus intéressants dans des dossiers qui peuvent s’appeler “à lire d’urgence !” , en tant que captures d’écran sur le bureau de leur ordinateur ou encore dans leurs téléchargements récents. Ça ne va pas. C’est à peu près la même chose si vous cachez un coffre plein d’or dans une cachette si sûre que vous ne pourrez jamais le retrouver, dans votre cave par exemple. Et c’est comme si en plus, vous en jetez la clé. Mais blague à part : chaque jour, chaque personne active dans le marketing de contenu aiguise son oeil pour des informations appropriées à sa stratégie de marketing et pertinentes pour son groupe cible. Ce serait dommage qu’une information ou un fichier se retrouve perdu car il a été stocké d’une manière tout simplement introuvable.
Même si ça semble être beaucoup de travail au début : vous pouvez réduire considérablement votre charge de travail en utilisant un système de stockage dans lequel chaque bit d’information et chaque fichier est sauvegardé dans un emplacement sécurisé. Tout comme dans votre tiroir à couverts : vous pouvez trouver la fourchette sans même regarder, n’est-ce pas ? Pourquoi ça ne devrait pas être la même chose avec le GIF que vous avez trouvé il y a deux semaines ?
L’application de prise de note gratuite de Microsoft OneNote ne facilite pas seulement la sauvegarde structurée du matériel : vous pouvez également débattre sur les contenus à l’aide de l’application et toujours utiliser l’information stockée comme une source d’inspiration, ainsi qu’un outil utile pour la republication. De cette façon, OneNote est devenu un garant de l’inspiration et de l’information pour un contenu précieux – précieux parce que nous l’avons choisi – en un court laps de temps.
Une brève introduction sur OneNote : comme son concurrent Apple Evernote, cette application de prise de note gratuite rend possible de créer des bloc-notes. Ces bloc-notes contiennent plusieurs pages sur lesquelles les liens populaires, les fichiers, les annotations et les croquis peuvent être sauvegardés et classés. Les bloc-notes peuvent être partagés, afin que tous les membres de l’équipe puissent éditer et commenter.
Prenons pour exemple un bloc-note simple : « Voyage à Paris ». Nous le diviserons en plusieurs sections :
Illustration 1 : ça a l’air simple, et ça l’est. Les sections du bloc-note sont claires.
Vous pouvez imaginer ces sections comme des intercalaires dans un dossier. Entre ces intercalaires, il y a des pages individuelles. Dans notre exemple « voyage », ça pourrait ressembler à :
Illustration 2 : sur chaque page se trouve des sources, des textes et des notes catégorisées.
En faisant un double-clic, des textes, des fichiers ou des liens peuvent être ajoutés dans chaque espace sur la page OneNote. Les liens, GIF, infographies et textes possèdent chacun leurs propres pages pour vous donner une meilleure vue d’ensemble.
Les pages individuelles permettent d’accéder précisément à l’information. Cela peut vous aider avec la curation du contenu tout comme la republication, car les nouveaux graphiques, fonctions et autres informations peuvent être ajoutées comme annotations pour chaque sujet. Dès que suffisamment d’informations pour un texte ont été collectées, la version précédente est retravaillée et le formulaire mis à jour est publié.
Un système de stockage judicieux exige que vous puissiez stocker l’information aussi facilement que possible, sinon vous ne voudrez pas utiliser ce système. Pour cela, des applications et extensions peuvent être utilisées, non seulement pour simplifier le stockage mais également pour en partie l’automatiser. Deux applications (également gratuites) sont particulièrement adaptées pour ce faire.
Le add-on (ou plug-in) Web Clipper permet de stocker tout type d’information dans le bloc-note OneNote. Aussi pratique : la source de l’information est stockée avec la date.
Illustration 3 : Web Clipper est de plus en plus agréable d’utilisation et ergonomique.
Comme on le voit sur l’écran, vous pouvez exactement choisir ce que vous souhaitez stocker : une capture d’écran, la page entière, simplement le texte ou les signets sur la page.
C’est une extension peu visible qui permet d’économiser quelques clics. Si on prend en compte chaque jour une dizaine de sources, il s’agit d’un nombre important de clics qui ont été économisés, mais aussi du temps. Cela signifie que je n’ai pas à trier les informations, je les dépose simplement là où je veux les retrouver à l’étape suivante.
Le IFTTT vous permet d’automatiser les processus, car il connecte deux applications que vous utilisez et est lancé dès que l’action définie a été déclenchée. Ces mini-programmes sont appelés applets. Voici quelques exemples :
Les tâches qui sont régulièrement répétées peuvent donc être entièrement automatisées. Si vous ne trouvez pas le service dont vous avez besoin dans les applets mentionnés ci-dessus, il serait utile de vous familiariser avec le principe de fonctionnement du IFTTT. Après une brève formation, vous pouvez créer des applets exactement adaptés à vos besoins.
C’est une question de méthodes de travail, mais ceux qui s’y engagent peuvent améliorer de manière tangible l’efficacité de la planification, de la création et de la publication de contenu avec OneNote.
Prenons cette entrée à titre d’exemple : pour cela, j’ai créé une page « coopération » dans le bloc-note « marketing de contenu ». Après le brainstorming initial sur ma tablette, j’ai pu assigner chaque source à chaque point correspondant. En outre, les pages d’autres bloc-notes peuvent être connectées – par exemple à celles sur lesquelles j’ai sauvegardé tous mes marque-pages.
Une conception approximative des mots-clés m’aide à écrire l’article et me donne plus tard un aperçu complet du sujet principal de l’article. Lorsque le texte est terminé, je peux l’enregistrer dans la section « archive ». Ainsi, j’ai toujours un aperçu de tous les articles que j’ai écrit pour un partenaire dans le cadre d’une coopération.
La sauvegarde de toutes mes sources directement à un endroit et ne pas avoir à chercher laborieusement pour les retrouver s’est avéré être un grand économiseur de temps. Indépendamment de la façon dont vous organisez votre bloc-note, il est toujours avantageux de savoir automatiquement où vous pouvez trouver une information. C’est souvent plus rapide que l’utilisation de la fonction recherche dans mon système d’exploitation.
Vous allez bientôt économiser beaucoup de temps lorsque vous serez prêt à stocker toutes les informations pertinentes et les sources que vous recherchez au fur et à mesure que vous écrivez ou publiez. Pour continuer de cette façon, il est important que vous gérez efficacement les informations. Déplacer simplement la pagaille de la liste des favoris et le dossier « à lire d’urgence !!! » vers le dossier OneNote ne suffit évidemment pas sur le long terme. Donc, il vous faut établir des règles pour gérer les informations.
1. Gardez une quantité d’informations gérable
Je conçois les archives d’informations OneNote de la même façon que je le faisais pour les revues spécialisées : je ne garde qu’une quantité gérable. Si le montant est dépassé, la règle suivante entre en vigueur : pour chaque nouvelle source ou information jointe, un document déjà sauvegardé doit être supprimé. Généralement, c’est le plus ancien, parce que ce qui est encore plus vieux que le journal d’hier, c’est le post viral du chat que tout le monde connaît déjà.
2. Supprimez ou archivez les anciennes sources
Vous devriez maintenant trier les anciens chiffres ou sources. Vous pouvez utiliser le temps que vous économisez grâce à un stockage intelligent en travaillant à l’actualisation de vos bloc-notes. Quand c’est en désordre, ces pages sont encore plus difficiles à gérer. Un stockage non ordonné signifie encore plus du travail et fait un joli pied de nez à une sauvegarde systématique.
3. Jouez avec la corbeille
Si vous n’êtes pas sûr quant au vrai besoin d’une information, vous pouvez la placez dans « l’essai corbeille ». Créez une section dans le bloc-note dans lequel vous voudriez déplacer des fichiers inutilisés et créez une date d’expiration pour cette information. Par exemple, elle sera effacée après 4 mois si elle n’a pas été utilisée. Si vous voulez en aucun cas la perdre, voir mon cinquième point.
4. Catégorisez les informations
Pour pouvoir simplement regrouper vos informations, OneNote offre la possibilité de lui attribuer une étiquette de catégorie. Certaines peuvent sembler totalement superflues. Néanmoins, avec l’étiquette « tâches », les notes sont automatiquement fournies avec une case à cocher, fonction qui s’est révélée particulièrement pratique, surtout quand vous êtes en déplacement. J’aime surtout créer des listes de tâches dans l’application, que je peux alors extraire et traiter dans le TGV sur mon smartphone.
Illustration 4 : l’étiquette permet de classer facilement les informations via la fonction de recherche.
5. Pour les pépites d’or : créez un glossaire
Dans OneNote, vous pouvez également créer des informations durables et surtout, des liens vers des sources pertinentes sur une seule page. Ainsi, votre liste de favoris reste claire dans votre navigateur et répondra avant-tout à son objectif initial : vous procurer un accès rapide aux pages que vous ouvrez régulièrement. Vous pouvez trier par sujet d’autres sources intéressantes que vous souhaitez utiliser plus tard en les mettant sur la page d’attente du bloc-note.
Vous avez besoin d’un système pour pouvoir visualiser à tout moment toutes les sources, les choses à faire et les contenus déjà créés pour votre marketing de contenu. Microsoft OneNote est une base solide pour une application, vous permettant d’accéder à vos données. Grâce à des connexions intelligentes et une fonction de recherche reconnue pour son efficacité, les temps de recherche sont considérablement réduits, ce qui peut signifier une économie de temps significative pendant la semaine. Et un conseil de plus : si vous êtes bloqué, les employés de @MSVousAide vous répondront rapidement sur Twitter.
Écrit le 25.04.2017 par Eva Wagner.
Qui a écrit
Eva est depuis 2015 un super-héros de l’équipe de online marketing de Ryte. Avec beaucoup de créativité et un sens affiné pour les sujets d’actualité, elle gère les activités de rédaction de Ryte. Elle organise aussi la participation de l’entreprise à de grands événements et salons, comme la dmexco de Cologne.
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