E-procurement

E-procurement est l'abréviation de electronic procurement (en français approvisionnement électronique) et fait référence à l'achat de biens ou de services à l’aide de systèmes électroniques, souvent sur des réseaux numériques tels qu'Internet. L'approvisionnement électronique fait en règle générale partie intégrante du e-commerce et donc aussi du e-business. Dans le cadre du E-Procurement, l'approvisionnement est combiné à des méthodes modernes de communication, les dispositifs associés sont gérés électroniquement ou traités numériquement. Le traitement électronique des commandes est connu sous le nom de e-fulfillment. L'avantage du e-procurement réside dans le gain de temps et de coût généré par le processus de commande.

Contexte

La numérisation et la diffusion d’Internet ont contribué au développement de la gestion électronique et du e-commerce. Au cours de la même période, les mécanismes d'approvisionnement de biens ont changé et se sont adaptés aux nouvelles situations observables dans de nombreuses industries. Un des résultats de cette mutation est l'e-procurement.

Jusqu'à présent, de nombreuses étapes étaient nécessaires pour commencer à générer de la richesse au sein d’une entreprise. Aujourd'hui, ce processus a été considérablement réduit. Avant la digitalisation, on devait en premier lieu identifier un besoin, puis rassembler un budget, comparer les offres, passer une commande et enfin contrôler la réception et archiver. Toutes ces étapes de l'approvisionnement peuvent être totalement à présent automatisées et activées à l'aide d'un simple bouton. Le plus souvent, la réalisation du e-procurement et du e-fulfilment se fait à l'aide d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning).

L'e-procurement offre la possibilité, et en particulier pour les grosses entreprises, de faire des économies sur le personnel et de réduire significativement les délais entre commande, livraison et finalement, en fonction du type d'entreprise, la revente. L'e-procurement s'adresse principalement aux vendeurs en ligne dont les clients attendent en général une importante disponibilité de l'offre et une livraison rapide. Qui optimise son processus d'e-procurement s’assure un avantage important sur le marché.

Types de systèmes d'E-Procurement

Il existe plusieurs caractéristiques selon lesquelles les systèmes d'e-procurement peuvent être classés. C'est ainsi qu'entre autres, les acteurs de ces systèmes jouent un rôle. En effet, l'e-procurement s'exécute principalement dans le secteur B2B. De même, les types de biens disponibles au sein de ce système jouent un rôle. Enfin les coûts des processus d'approvisionnement sont pertinents, tout comme la relation entre les acteurs tout au long du cycle d'e-procurement.

En principe, trois systèmes différents se distinguent selon les caractéristiques suivantes :

Systèmes fournisseurs (sell-side-solutions) : ici, l'initiative d'e-procurement part du fournisseur. Il met à disposition la plate-forme et le client peut s'y procurer des biens. Le fournisseur définit ainsi la disponibilité des produits et leurs prix.
Systèmes acquéreurs (buy-side-solutions) : dans ce cas de figure, les acheteurs définissent les conditions d'achat (prix, quantités) pour le processus d'approvisionnement. Lorsqu’une grande entreprise industrielle a par exemple un besoin en pièces de rechange, elle peut exprimer ce besoin par le système d'e-procurement. Divers fournisseurs ont alors la possibilité de prendre en charge le contrat pour la production de ces pièces.
Marchés (many-to-many-solutions) : ces systèmes allient à la fois systèmes fournisseurs et acquéreurs. Les constructeurs peuvent proposer leurs produits et les clients peuvent exprimer leurs besoins. Le marché est donc généralement régulé par un tiers parti. La plate-forme de commerce Alibaba en est un exemple moderne, en mélangeant des systèmes B2B et B2C.

Prérequis

Afin que l'utilisation de l'e-procurement soit effectuée à son potentiel maximum, tous les acteurs doivent utiliser des unités standardisées (exemple : étiquetage des biens (GTIN ou ISBN) ou pour le format des données (XML). Au-delà même des questions de formats, l'infrastructure ne doit pas être négligée. En effet, l'e-procurement peut être implémenté sur des réseaux intranet, extranet, serveurs virtuels où alors à l'aide de certains points de rencontre. Pour chaque cas, ce sont des questions quoi doivent être discutées entre acteurs et partenaires.

Avantages

Par le traitement électronique de l'approvisionnement de biens, les entreprises ont d'immenses avantages, énumérés ici :

Temps, efforts et coûts minimisés par rapport aux systèmes classiques
Approvisionnement plus rapide en matériels et produits
Plus grand panel d'offres en termes de prix et de fournisseurs
Intégration de nouvelles sources d'approvisionnement moins compliquées
Achat flexible, car les services en ligne sont joignables 24/24

Les avantages générés par l'e-procurement pour les fournisseurs sont aussi ressentis directement par les consommateurs. Ainsi, l'approvisionnement électronique est également un avantage pour les clients qui profitent quant à eux de prix plus raisonnables.

Exemple

L'e-procurement est implémentable surtout pour les moyennes à grosses entreprises. Aussi bien les industries de production que de gestion ou services peuvent profiter des avantages des solutions d'e-procurement lors de l'achat de produits en grande quantité, où il est important d'être face à un processus flexible. Tout cela peut être réalisé de manière électronique à l'aide de systèmes VPN ou intranet nécessitant d'importants investissements. Ces derniers sont amortis par les économies en temps et en argent que génère le processus électronique.

Supposons qu'une entreprise X soit dépendante d'un fournisseur Y en matières premières. Beaucoup de fournisseurs souhaitent bénéficier d'une gestion de données standardisée, afin de pouvoir réagir de manière simple et rapide aux demandes de leurs entreprises clientes. Si on met en place une interface automatisée, alors la communication à propos des stocks, listes de livraison, quantités et montants à payer se fait entièrement via une connexion sécurisée (extranet ou intranet) entre fournisseur et entreprise. Cette dernière peut encore être connectée au système ERP.

En résulte alors une gestion efficace et automatisée des livraisons et des bases de données. L'entreprise X a tout intérêt à intégrer un système d'e-procurement, sinon le fournisseur Y perdrait à continuer de lui proposer ses services. Diverses branches de l'entreprise X peuvent profiter de ce système : la logistique, la gestion des stocks, les finances, et enfin, le client. En effet, la rapide disponibilité et les informations actualisées sur les produits (temps de livraison etc.) présentent des avantages internes, qui sont également directement ressentis par le client.

Intérêt pour le marketing en ligne

Dans le domaine du marketing en ligne, l'optimisation de procédés joue toujours un rôle important. Avec l'e-procurement, les boutiques en ligne ont notamment la possibilité d'optimiser l'achat de marchandise. Plus la marchandise est achetée rapidement, plus vite encore elle se retrouve de nouveau disponible pour la revente.

Moins la marchandise acquise est chère, plus la flexibilité dans la définition des prix est importante. Des bas prix peuvent être également appliqués afin d’accroître la notoriété de la marque. Lorsqu’un distributeur en ligne utilise un système ERP cumulé à un CMS shop, il peut automatiser plusieurs processus à la fois et ainsi réduire des coûts additionnels ou utiliser ces ressources pour de la publicité ou du personnel.

Lien web

E-procurement : définition, definitions-marketing.com